Eventi e Covid-19: ripartire dalla comunicazione

È indubbio che nel medio-lungo periodo la fruizione degli eventi, degli spettacoli e dei concerti dal vivo andrà incontro a sostanziali cambiamenti.

Affrontare la situazione che, senza scelta, stiamo attraversando a piccoli passi  guardando con positività al cambiamento è importante.

Nelle prossime righe metto nero su bianco la mia riflessione sul ruolo che assumerà la comunicazione digitale per la ripresa di chi opera nella filiera degli eventi e dello spettacolo dal vivo.
Sarà un ruolo ancora più di responsabilità, perché comunicare sarà fondamentale per trasmettere virtuosità.
Elenco inoltre alcuni accorgimenti di come adattare al meglio la propria comunicazione nei contenuti e nel linguaggio. E che possono aiutare chi organizza eventi, concerti e manifestazioni varie, in questo periodo di incertezza, a:

• capire il proprio pubblico
• soddisfare i loro bisogni e desideri di essere rassicurati
• conquistare la loro fiducia
• e invogliarli a partecipare.

La comunicazione diventa la risorsa dalla quale ripartire.

Ma prima, ti racconto brevemente chi sono.

Io sono Laura e dal 2013 lavoro come consulente specializzata nel copywriting e nella content creation, ed esperta in Facebook Ads. Conosco, per esperienza diretta, la dinamica dell’organizzazione degli eventi: ho infatti diretto nel 2019 la produzione di un festival jazz e della sua stagione di concerti.

Racconto il mio percorso nel primo articolo di questo blog, dal titolo “Sono Laura, mi presento”.

 

Come organizzarsi e adattarsi al nuovo paradigma: la fase 2 degli eventi e dello spettacolo dal vivo

Siamo entrati nel vivo fase 2. Dubbi e domande frullano ancora nella testa di organizzatori, agenzie, planner e associazioni che lavorano nel comparto degli eventi.

Il decreto ministeriale del 17 maggio 2020, con le misure di contenimento del contagio per effetto della diffusione del virus Covid-19, ha dato risposta ad alcune di queste domande:

1. gli spettacoli potranno ripartire dal 15 giugno 2020
2. con il rispetto della distanza interpersonale di almeno 1 metro per pubblico e lavoratori
3. con il numero massimo di 1000 spettatori per spettacoli all’aperto e di 200 persone per spettacoli in luoghi chiusi.

Mentre “restano sospesi gli eventi che implichino assembramenti in spazi chiusi o all’aperto quando non è possibile assicurare il rispetto delle condizioni predette; restano comunque sospese le attività che abbiano luogo in sale da ballo e discoteche e locali assimilati, all’aperto o al chiuso, le fiere e i congressi”.

È però possibile che Regioni e Provincie “possono stabilire una diversa data, in relazione all’andamento della situazione epidemiologica nei propri territori”.

Il dpcm emanato prevede inoltre specifiche linee guida, dettagliate nell’allegato 9, da seguire per lo spettacolo dal vivo e i cinema.

Le azioni chiave da tenere a mente, e già ipotizzate nelle scorse settimane dagli ingegneri abilitati alla sicurezza, sono:

• sanificazione e dispositivi di protezione individuale
• controllo e presidio sanitario
• distanziamento.

Diventa fondamentale la redazione di un apposito protocollo attuativo contenente il dettaglio delle norme e delle procedure messe in atto per tutelare la salute di spettatori, artisti e lavoratori coinvolti nella realizzazione degli spettacoli.

 

Incontri distanziati del terzo tipo: come rispondere al cambiamento

Abbiamo già avuto modo di capire che la fine della quarantena non è una vera e propria “liberazione”. Ma, piuttosto, avremo a che fare con un nuovo paradigma.

Il mondo che conosciamo oggi non è sempre stato così. Il mondo ha sempre conosciuto fasi di transizione che conducono alla modifica del sistema di convenzioni condivise, ossia del nostro modo di vivere, lavorare e interagire.

La risposta al cambiamento guida l’adattamento ai nuovi schemi e codici sociali, a un nuovo paradigma.

Ti ricordi quando siamo rimasti sconvolti dagli attentati alle Torri Gemelle dell’11 settembre 2001?

La reazione immediata era stata, ovviamente, quella di massima allerta. E si è ripercossa in molte delle nostre azioni quotidiane per molto tempo: nello stare in mezzo alle altre persone e nel viaggiare, soprattutto.

Ho avuto la fortuna di andare più volte a New York, città stupenda e unica, che ogni volta sembra di visitare per la prima volta perché trasuda cambiamento e movimento continuo.

La prima volta che ci sono stata era l’estate del 2000, avevo 16 anni. E poi nell’estate del 2003, dopo il mio esame di maturità.

Tra la prima e la seconda visita c’è stato l’11 settembre 2001.

E la differenza nel modo di viaggiare era netta: nei controlli in partenza sui bagagli, nei controlli delle Autorità di Frontiera all’arrivo a New York e della sicurezza negli spostamenti interni.

Ricordo che addirittura controllavano i timbri già presenti sul passaporto, per verificare che i precedenti viaggi non fossero sospetti. O anche di un controllo minuzioso delle infradito (sì, le infradito!) che indossava mia mamma per verificare che non ci fosse nascosto nulla.

E ti ricordi anche come hanno reagito le persone a tutto ciò?

Imparando ad adottare nuovi comportamenti e adattandosi al nuovo sistema sociale.

Ora succederà lo stesso. Inizia una nuova “era” e dobbiamo imparare a vivere in un modo “nuovo”.
Ci sono nuove regole e nuovi strumenti, ai quali saremo in grado di adattarci.

“Non è la fine del mondo. È la fine del mondo che conosciamo”.
A dirlo è Christian Rocca dalle pagine (digitali) di Linkiesta.

Nella fase di lockdown abbiamo assistito al proliferare di eventi in streaming sulle piattaforme social, con i protagonisti che trasmettevano ognuno da casa propria.

Abbiamo potuto osservare alcuni fenomeni interessanti.
Nel mondo dello sport è stato il gaming a coprire il vuoto lasciato dalle partite e dalle varie competizioni.
Nella cultura, i musei e i luoghi di interesse hanno aperto le loro porte ai tour virtuali.
Le conferenze o le giornate di formazione si sono trasformate in incontri in webroom o webinar.
Addirittura la moda sta pianificando una versione digitale delle prossime sfilate e Fashion Week, con l’obiettivo di mettere in contatto espositori e addetti del settore per creare nuove opportunità di business.

Lo scenario futuro che nell’estate le persone potranno tornare a condividere, con le dovute precauzioni e a capienza ridotta, lo spazio in un luogo all’aperto, permetterà di tornare finalmente a vivere l’esperienza dell’evento e dello spettacolo dal vivo.

Nel 1999, nel libro “L’economia delle esperienze” di Pine e Gilmore, si teorizzava che nella Nuova Economia la produzione di bene e servizi non è più sufficiente. Ma sono le esperienze a costituire il fondamento della creazione di valore.

Questa considerazione è valida ancora oggi. E rappresenta una delle ragioni che spingerà le persone a tornare a godersi gli spettacoli dal vivo.

 

Come si adatta la comunicazione: il primo passo è conoscere (di nuovo) il tuo pubblico

Il cambiamento porta alla rinascita e al bisogno di messaggi forti, di farsi sentire e di ascoltare.

Durante la quarantena i contenuti messi in campo dalla comunicazione dei grandi brand (ma non solo) sono già cambiati.

Se ti stai chiedendo come puoi cambiare e adattare anche tu la tua comunicazione continua a leggere e troverai alcuni buone pratiche che ti saranno di aiuto e potrai utilizzare generando valore.

Prima di tutto, devi avere una chiara consapevolezza di cosa stai facendo. E soprattutto in quale contesto.

Controllare diverse leve (organizzative, sociali, economiche e politiche) aiuta a non prendere decisioni sbagliate e a essere costantemente aggiornato sui cambiamenti di contesto. Perché la situazione è ancora incerta e mutevole e i cambiamenti possono influire sulle opportunità di azione o sui paletti da rispettare.

Bisogna impostare un cambio di prospettiva. Sembra impossibile, ma non lo è.
E quando avrai terminato la lettura di questo articolo sarai d’accordo con me che è possibile realizzarlo.

Quale prospettiva dovrai adottare?

Diventa fondamentale assumere il punto di vista del pubblico, il tuo pubblico!

Le persone che ti seguono sono consapevoli che le condizioni sociali saranno diverse. I comportamenti delle persone fanno ora leva su una maggiore valutazione del rischio.

La tua nuova sfida è quella di capire come sono cambiati i bisogni, i pensieri e i desideri del tuo potenziale pubblico e intercettarli.

Le persone si trovano a dover affrontare nuove abitudini e nuove norme. È importante quindi saper:

• ascoltare
• informare
• essere solidale.

Impara di nuovo a conoscere il tuo pubblico. E concentrati su come soddisfare le nuove necessità e i bisogni, primo fra tutti quello della sicurezza.

Se guardi alla Piramide dei Bisogni di Maslow, lo psicologo che propose un modello motivazionale dello sviluppo umano basato su una gerarchia di necessità fondamentali, il bisogno di sicurezza è secondo solo alle necessità fisiologiche (respiro, alimentazione, sesso, sonno, omeostasi).

Ora ti spiego come puoi fare a capire quali sono i bisogni del tuo pubblico di riferimento.

Usa gli strumenti di indagine che hai a disposizione:

• fai domande dirette sui social
• fai un sondaggio telefonico o con una newsletter
• fai una ricerca delle parole rilevanti su Google Trends
• studia i comportamenti con Facebook Audience Insights.

Per chi non lo conoscesse, Google Trends è lo strumento gratuito di Google per identificare i trend e gli andamenti di specifiche parole o informazioni nelle ricerche che gli utenti fanno nella barra di ricerca di Google stesso.

Mentre Facebook Audience Insights è lo strumento, sempre gratuito, di Facebook che fornisce interessanti dati demografici e di comportamento su determinati segmenti di utenti iscritti al social network blu.

Disclaimer: nel rispetto della privacy, i dati forniti dai due colossi sono in forma aggregata e anonima.

L’analisi con gli strumenti di Google e Facebook può semplificare le attività di analisi e di definizione del potenziale target.

Con questa analisi puoi quindi facilmente capire i problemi e le necessità del pubblico e adeguare di conseguenza i contenuti, il linguaggio e il tono della comunicazione che metti in campo sul digitale.

La maggioranza del tuo pubblico potenziale si trova online e lo puoi raggiungere presidiando la comunicazione attraverso i tuoi canali proprietari e “guadagnati”, ossia attraverso il sito e i social.

Da un’analisi di Forbes.it sui consumi degli italiani in fase di lockdown è infatti emerso che sono aumentati gli acquisti di tablet e e-book (+54%), telefonia (+5,7% di intenzioni d’acquisto sul mese precedente), PC e accessori (+10,8%).

 

Alcuni principi e idee da seguire per impostare i contenuti di comunicazione digitale

Mi sono dilungata nelle righe precedenti ma ritenevo doveroso fare un quadro della situazione per fare chiarezza e capire.

E ora sì, andiamo dritti al punto! E vediamo come impostare la comunicazione per non farti cogliere di sorpresa.

Tre dei principi cardine per gestire la comunicazione online, soprattutto in un periodo così mutevole e soggetto ai cambiamenti esterni come quello che stiamo vivendo ora, sono:

• tenersi informati
• offrire aggiornamenti e trasparenza
• apportare modifiche in tempo reale.

Alicia Lubrani di Axpo Italia dice: “L’energia della comunicazione è insostituibile. Specie nelle crisi”

È importante che la comunicazione sia incentrata sui valori e su cosa è possibile fare o vedere all’evento che stai organizzando, come eri solito fare nella tua strategia anche prima del lockdown.

Puoi dare delle anticipazioni e delle spiegazioni relative al contenuto. Ma senza svelare troppo in modo da creare hype e incuriosire il potenziale pubblico.

In una situazione, come quella odierna, dettata da una particolare attenzione alla situazione di Covid-19, cerca di riformulare alcuni contenuti parlando delle difficoltà che stai affrontando e soprattutto di come le stai risolvendo.

Oltre a comunicare i contenuti dell’evento, devi quindi focalizzarti anche alle misure di sicurezza e sanitarie che metti in atto.
È importante che al tuo pubblico arrivi il messaggio che tu puoi fargli da guida nel partecipare al tuo evento. Si tratta di affrontare, insieme, una nuova normalità.

Perché le persone si chiederanno se sarà sicuro partecipare al tuo evento e decideranno anche in base a quanto tu dimostri di garantirgli un luogo “protetto”.

Ricordati che se non sarai tu a dare loro le risposte che cercano, si risponderanno da sole. E magari la risposta che si daranno non coinciderà con quello che tu stai progettando per loro.

Sii trasparente e chiaro nei confronti del tuo pubblico: presentagli l’evento nel modo più semplice possibile, così da rendere l’informazione più facile da assimilare.
Crea emozioni con immagini, video o descrizioni dettagliate: cerca di far loro immaginare che sentimenti proverà nel partecipare all’evento che gli proponi.
Fai loro capire quali sono i benefici che si ottengono partecipando all’evento: dai una motivazione reale, che sia fisica o intellettuale, dei vantaggi che si potranno ottenere.
Ripeti più volte le informazioni e i concetti importanti: la ripetizione permette di toccare l’inconscio delle persone e porta ad assimilare il concetto in maniera incrementale.

Se pensi di non avere idee sui contenuti da trattare, eccone alcune. Puoi raccontare tramite i social:

• chi sono i protagonisti dell’evento e perché sono stati scelti
• le prove (nel caso di uno spettacolo)
• il backstage e la preparazione
• gli addetti ai lavori coinvolti nella realizzazione
• lo staff e lo sforzo che stanno facendo nella garanzia del servizio
• come rimanere in contatto in caso di dubbi (leciti) e di un approfondimento delle informazioni.

Nel caso in cui utilizzi immagini o i video fai attenzione che siano contestuali e “di prossimità” a quanto stai comunicando.

 

Comunica con empatia e crea fiducia per essere capito facilmente

Anche il linguaggio e il tono dei tuoi contenuti subiscono un adattamento e “imparano a convivere” con la situazione di incertezza dettata dal Covid-19.

Fai attenzione al tono usato nella comunicazione:

• sii empatico e comprensivo
• i messaggi che pubblichi devono presentare una situazione realistica e positiva
• cerca di trasmettere una sensazione di fiducia.

4 italiani su 10, secondo la rivista digitale Inside Marketing dedicata al marketing  alla comunicazione, hanno ammesso che durante i due mesi di lockdown i social hanno influenzato la loro idea di un brand.

Devi quindi fare attenzione a non usare parole che possono provocare in chi le legge una sensazione di paura. Non sottolineare parole dal significato forte, come emergenza, allarme, contagio.

Anche se accompagnate dalla negazione, l’attenzione del lettore si concentrerà sulla parola dal significato più forte.
Non usare quindi frasi come: “Con le misure adottate non ci sarà nessuna emergenza”.
Ma piuttosto scrivi: “Le misure che abbiamo adottato ti permetteranno di goderti lo spettacolo in sicurezza e serenità”.

Limita inoltre le informazioni che fornisci a quelle che ti arrivano da fonte certa. Ora come non mai è importante evitare di fare disinformazione.

Siamo sommersi da una quantità spropositata di notizie e le persone che ci seguono devono potersi fidare di noi, senza dubitare di quello che gli diciamo.

Ascolta sempre i feedback che ti arrivano dalle persone che ricevono il tuo messaggio:

• se il feedback è positivo, puoi esaminare perché quel contenuto ha funzionato così bene e replicarlo
• se invece il feedback è negativo, ti aiuta a capire cosa è andato storto e come modificare i contenuti per allinearlo ai bisogni del tuo pubblico.

I feedback possono essere i commenti a un post che hai pubblicato su Instagram o una recensione sulla tua pagina Facebook.

Ricorda che, come dice Dario Vignali (CEO di Marketers, imprenditore e tra i più influenti Under 30 secondo Forbes), la “qualità degli input determina la qualità degli output”.

Leggi questa frase come un principio della comunicazione digitale: se comunichi bene (input), il tuo messaggio assumerà il giusto significato (output). E non avrai bisogno di integrare, chiarire e spiegare ulteriormente.
Diventerà quindi più facile avere il controllo del messaggio che trasmetti.

Concentrati sull’oggi per avere uno sguardo più chiaro sul domani 😉

Se sei arrivato a leggere fin qua ti ringrazio molto!
E se ritieni interessante quello che hai letto, sentiti pure libero di condividerlo. A me farebbe molto piacere!